Como ya os contamos en el anterior post sobre la arquitectura de un CTMS, este es un software para la gestión de la investigación clínica. Sus siglas vienen de Clinical Trial Management System, y su propio nombre ya invita a entender su funcionalidad. Se trata de un sistema informático que permite gestionar los ensayos clínicos a nivel económico y administrativo principalmente. Este mantiene y dirige funciones de planificación, ejecución e información, además de todas las figuras relacionadas con el proyecto, como el promotor, la CRO… En Xolomon llevamos desarrollando este sistema más de 8 años, adaptándonos a las necesidades específicas de cada cliente, y ya son muchos los que han confiado en nosotros para llevar su unidad de ensayos clínicos al siguiente nivel. En esta entrada haremos un recorrido por nuestro CTMS, y te explicaremos su estructura.
Las principales funcionalidades que encontramos dentro del CTMS son la gestión de documentación, el seguimiento del proceso regulatorio, la facturación, la agenda de pacientes, las dispensaciones de fármacos y los indicadores. Con respeto a la interfaz de usuario, encontramos una interfaz sencilla, rápida e intuitiva. Los roles son totalmente personalizados, cubriendo todo tipo de perfiles de usuario, como administrador, data entry, facturación, farmacia…
La estructura de nuestro CTMS es simple, se divide en cinco módulos: Estudios Clínicos, Pacientes, Agenda, Fármacos, Facturación e Informes.
Módulo Estudios Clínicos
Dentro del módulo de Estudios Clínicos encontramos:
Información general
- Descripción del estudio
- Protocolo
- Objetivos
- Clasificación de estudio por tipo, servicio implicado, implicación en el estudio…
- CRO implicada
- Diseño del estudio
- Indicadores
Tamaño y duración
- Número de pacientes
- Tiempos de reclutamiento y seguimiento
Estado del estudio y fechas estimadas y reales de inicio, cierre de inclusión, protocolo final…
Gestión del equipo
- Investigadores, centros, data managers…
- Gestión de contactos
Memoria económica
Gestión de documentación y aprobaciones
Módulo Pacientes
El módulo de pacientes es posible que sea integrado con el eCRD de Xolomon, para evitar duplicar la información en dos lugares distintos, y en él se encuentra:
El registro de las pruebas, visitas o ciclos para cada paciente realizadas
La gestión de los pacientes participantes en el estudio
Un calendario de visitas, casos y pruebas con posibilidad de integrarse con Office 365 y Google Calendar
Un control de las dispensaciones de fármacos:
- Dispensaciones
- Devoluciones
Módulo de Agenda
Dentro del módulo de Agenda podemos encontrar:
- Calculo automático de fechas de citas
- Ventanas de margen
- Fecha tentativa y real de las citas
- Prueba realizada o no
- Calendario de pruebas y visitas asociado a la facturación
Módulo de Fármacos
El módulo de Fármaco se divide en:
- Gestión de fármacos del estudio y medicación auxiliar
- Recepción y control del stock de botes
- Control de caducidad con notificaciones asociadas
- Informes de dispensación
- Gestión de devoluciones
Módulo de Facturación
Dentro del módulo de facturación tenemos:
- Generación automática de facturas proforma
- Implementación de diferentes criterios de facturación
- Notificaciones por email
- Implementación de circuitos de firma
- Plantillas personalizadas en PDF para facturas
- Seguimiento de pagos
- Informes de ingresos
Informes
Los informes personalizados muestran datos y tiene funciones como:
- Plantillas personalizadas con información en tiempo real
- Exportación de datos (Excel, PDF, Word…)
- Capacidad de aplicar filtros en el informe
- KPIs /Cuadro de mando
Como ves, nuestro CTMS es una herramienta completa y segura, imprescindible para tu unidad de investigación. Si necesitas más información y un recorrido más profundo por nuestro CTMS, ponte en contacto con nosotros a través de info@xolomon.com.
